Een medewerker van een gemeente droeg een "treurig" idee aan. "Ik krijg elke dag een stapel van 600 pagina's op mijn bureau". Van die hele stapel had hij 5 pagina's nodig om te bengen naar een andere afdeling; dat kan de bedoeling niet zijn. Bij navraag bleek dat de 600 pagina's een dagelijkse uitdraai betroffen van een applicatie (een soort logfile). De ambtenaar moest al meer dan 10 jaar de paar pagina's uit de stapel vissen en doorsturen.
Vol enthousiasme gingen we dit probleem te lijf; we zouden wel eventjes de 600 pagina's van zijn tafel krijgen. Een plaatselijke baas blokkeerde het idee; er zou een wettelijke regeling zijn om het archief vast te leggen en het moest zo doorgaan. Na een maand was het idee stop gezet. KaiZengine bleek nodig om deze drempel te nemen; het kon toch niet waar zijn. Waar is die wettelijke regeling? De baas haalde bakzeil en gaf toe dat digitale vastlegging ook prima zou werken. Het voorval was zo raar en ouderwets dat we wat extra vragen zijn gaan stellen:
- Zijn er nog meer mensen die dagelijks dergelijke stapels papier op hun bureau krijgen?
- Weet je zeker dat die volgende afdeling nog wat doet met die dagelijkse paar papiertjes (200 x een actie kan ook wat waard zijn voor een volgend idee (zie details van idee (indien geautoriseerd: 600 papieren)
Lessen
- Soms is het haast niet te geloven wat je tegen komt; wees alert
- Kleine weerstanden zijn al genoeg om het idee op te geven
- Achter een klein idee zit meestal nog een groter idee