Een medewerker van een gemeente heeft veel werk aan debiteurenbeheer. Er was de suggestie dat dat veroorzaakt zou kunnen worden door het feit dat fakturen bij verleende vergunningen los bij de vergunningen worden gevoegd, waardoor ze niet opvallen.
Dáár ging het eerste idee over
KaiZengine heeft gezorgd dat door het stellen van een paar vragen de echte oorzaak vastgesteld werd. Bij navraag aan een paar klanten door de medewerker van de gemeente bleek inderdaad dat de nota vaak gemist werd: er stond bijvoorbeeld niet boven aan de brief dat het om een FACTUUR gaat.
Het ging in dit geval om ca. 1500 nota’s die hierdoor niet werden betaald.
De ambtenaren moesten daarom nabellen, kopie faktuur opsturen en extra handelingen verrichten. De afhandeling was zodoende € 35,- per nota. Door te zorgen dat de klanten de nota’s direct “zien” werd een verbetering van 50% gerealiseerd. Dit levert, na aftrek van de invoerkosten, een besparing op van ongeveer 20.000 euro per jaar.
LESSEN: verplaats je in de klant en pas de communicatie hierop aan